小型企业文件管理 大多数小型企业刚开始时只有很少的这些文档，并认为存储和管理系统是多余的。然而，一旦你进入第一个增长阶段，这些文档开始堆积如山（无论是物理上还是个人电脑上的某个地方），良好的管理就成为盈利问题。考虑到这一点，以下是一些针对小型企业的谨慎文档管理指南。
规划你的创作和保留策略
首先制定文档创建策略。您可能已经拥有一长串业务文档，例如提案、主副本、合同等。您不仅可以将当前文档上传到系统，还可以在之后创建新文件。会有新 手机号码数据 的问题，例如您是否应该设计新模板或使用现有框架。记下这些问题，以便在您准备好进入第二步时可以询问它们。
计划的第二部分是共享。共享文档是电子文档管理的重要组成部分。每次点击“发送”时，您都应该分配一个文档敏感度分数。您共享的任何内容（无论是内部还是外部）都需要具有安全参数作为安全文档存储的一部分。决定是否要使用电子邮件验证和密码保护等功能。在内部协作方面，您应该为不同的用户和用途设置不同的权限。
谨慎选择你的系统
首先选择具有用户友好界面的产品。您的全体员工必须接受 和增强机器翻译系统的输 并每天使用的软件必须易于使用。它应该易于在后端设置，前端的用户体验也应该如此。存储系统越用户友好，使用率就越高。您无需打开和使用单独的系统，而应该有一个离线（或非应用程序）同步功能，让您可以在桌面上进行更改并让它们自动同步到在线文件。
文档管理软件还应易于集成
使用该系统应与您的日常任务一样无缝，并且还应与 全部 100 您的办公应用程序交互。可靠的文档管理系统通过与您现有的框架集成并几乎不需要改变习惯，即可与当前程序、电子邮件、在线使用等同步。
在建立用户和集成系统时，为用户和系统分配权限和访问级别。虽然用户规则因程序而异，但您应该围绕文档查看、编辑、创建和所有权来安排层次结构。确保每个有权访问文档和文件夹的人都遵循命名约定、存储和共享设置等标准。
您还需要检查您的系统是否兼容。从纸质文件转换为数字文件需要结构化的方法，这样您就不会忽略重要的细节。如果您目前正在记录和分类您的物理文档，那么您肯定会想要一款软件，让这个过程变得井井有条、简单明了。